先生紹介号を発行するまでの一般的な流れ

コツ・ポイント

【先生紹介号を発行するまでの一般的な流れ】

初めての広報紙担当で不安をお持ちの方も多いと思います。
「何から手をつけていいのかわからず不安です」という相談が最も多いこの時期、少しでもその不安の解消に役立てていただければと思います。今回はこの時期のPTA広報誌の定番「先生紹介」を発行するまでの流れについてお話しします。
スタートから配布まで、1ヶ月半ほどの期間を見ておくのがベストです。

ページ数、発行部数の検討

・昨年の先生紹介号と同じページ数でよいか?・掲載する人数に変動はないか?をもとに必要なページ数を確認
・昨年の印刷物が余り過ぎていないか?などを確認し部数を決定

スケジュールを組み立てる

・毎年の発行日を参考にいつスタートすれば間に合うかを逆算して組み立てる
・広報部でいつ集まるか?・何回集まれるか? ・先生がたの都合を確認し、いつ写真撮影するか?・いつまでに原稿を用意するか?
・印刷を依頼してから納品まで何日掛かるか?も先に調べておくとよいです

掲載する内容を決める

・先生の写真・お名前・担当クラス・顧問をしている部活・先生の人柄が伝わるようなQ&A↓
掲載する内容にもとづき、広報部の中で誰が何を担当するか役割を決めます
・先生を撮影する係
・先生方のお名前、担当クラスなどの情報を集める係
・先生へのQ&Aをお願いする、回収する係
・撮影した写真やお名前などの原稿を整理する係
・原稿をもとに実際に紙面を作る係・出来上がった紙面をチェックする係
・先生へのチェックをお願いし、回収する係
・完成後の配布係
 などがあります。
 もちろん広報部の人数によって、もっと細かくすることもできますし、
 人手が足りない場合は複数の係を掛け持ちする場合もあります

実際の素材集め

・スケジュールにあわせて各係が、先生へ撮影や情報の収集を行います

レイアウト案を作る

・過去の先生紹介号をアレンジする、がらっとデザインを変える、など意見を出し合ってレイアウト案を検討します
 部員のみなさんで考えるもよし、デザインが得意な部員さんにお願いするもよしですね
 手書きでもいいのでレイアウト案を用意します

実際にレイアウトを製作する

 レイアウト案をもとに紙面を製作します
 パソコンでの紙面製作経験者の方が担当になることが多いです

できあがったものを自分たちでチェック

 できあがった紙面を自分たち広報部でチェックします
 その時点で見つかった誤字脱字などを修正します

先生方へのチェックを依頼

 修正した紙面を先生方に回覧し、チェックしてもらいます

先生方からのチェックを修正する

 先生方から戻ってきたものを修正します

最終チェック

 紙面に誤りがないか、広報部全員で最終チェックを行ない完成です!

印刷を依頼

 印刷するところへデータを渡します
 ・ネット印刷
 ・おつきあいのある印刷会社
 ・学校内のプリンタ
 など依頼先によってデータ形式が違う場合がありますので、どのようなデータ形式がいいのか事前に確認しておくとよいでしょう

配布

無事終了です!

上記は全ての工程を広報部で行った場合の一例となります。
なかなか大変ですね。

広報部の皆さんの使っていただけるチェックシートを用意しました。
お打ち合わせの際、ひとつひとつ確認しながらお使いください。

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