社内報の原稿入稿とは？何を用意するの？入稿方法は？徹底解説！

社内報を外注先のデザイン会社・制作会社へ依頼する際に用意しないといけない「原稿」。
その「原稿」って何をどうやって用意して外注先へ「入稿」すればいいのか？
不安をお持ちの方も多いと思います。
そこで今回は社内報を作るために必要な「原稿」と「入稿」についてお話しさせていただきます。

「原稿 入稿」って何？

原稿入稿という言葉、編集・デザイン・印刷関係に携わったことがない方にとっては普段聞きなれない言葉かもしれません。
とくに「入稿」の方は使わないですよね。
「入稿」とは、【原稿を印刷所に渡すこと】です。
今回の場合は【原稿を外注先（デザイン会社・制作会社）に渡すこと】になります。

「原稿」の方は原稿用紙という使い方で触れることはあるかと思います。
そういわれると文章を指すことをイメージしがちですが、実際に「原稿」とは何を指すのかも調べてみました。

印刷・公表するもののもとになる文章・書画・写真など。特に、その目的で文章を書いたもの。「—を執筆する」「—の締め切り」「写真—」

goo辞書から引用　https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E5%8E%9F%E7%A8%BF/

文章だけではなく、社内報を作るにあたって必要な「構成案」「ラフ案」「文章」「写真」「イラストやグラフ」をまとめて「原稿」と呼びます。

この「原稿」を制作会社へ渡すことを「原稿入稿」と呼びます。

制作会社へ渡す「原稿」について

社内報を作るにあたって必要なものをひとつひとつ見ていきましょう。

• 構成案（ページ割り）
• ラフ案
• 文章
• 写真素材
• イラストやグラフ
• デザイン見本
• その他

① 構成案（ページ割り・台割）

社内報のページ構成案です。どのページに何を掲載するかを制作会社へ伝えるものです。
ページ割や台割とも呼ばれます。
表で作ったり手書きで作ったりして用意します。

② ラフ案

ページごとのざっくりとした掲載イメージを伝えるものです。
ページ内で複数のコーナーがある場合などはコーナーごとの大小・優先順位が伝わるようにします。

手書きラフの一例、制作会社への希望なども書き添えておきましょう。

③ 文章

社内報の誌面に掲載する文章。見出し、リード、小見出し、本文、キャプションをわかりやすく入力しておきます。
リードとキャプションについては聞きなれないかもしれませんね。

リード（リード文）とは、通常見出しの下に配置されます。本文内容の要旨が簡潔にまとめられた文章のことです。
キャプションとは、写真や図版に添えられた説明文のことです。

リードとキャプションは必ずいれないといけないものではありません、その時々で必要な際に用います。

④ 写真素材

デジカメやスマホで撮影した写真データです。社内報のどこに使う写真なのかわかるようにファイル名を変更しておくとスムーズに進行できます。
例：P1_メイン写真.jpg、P1_〇〇社長メッセージ用.jpg

⑤ イラストやグラフ

イラスト

社内報誌面に掲載したいイラストは大抵の場合制作会社のほうで用意してもらえます。そのため希望するシチュエーション・タッチのイラスト見本を制作会社へ共有しましょう。
イラスト素材のWEBサイトや雑誌などからご自分のイメージに近いものをサンプルとして渡すと相違なく進められます。

グラフ

業績やワークフローなどを図表で掲載したい場合、ExcelやPowerPointでデータを作って用意します。
それを元に制作会社が誌面に合ったデザインで仕上げます。

⑥ デザイン見本

希望する誌面デザインがあれば参考として制作会社へ渡しましょう。
雑誌やフリーペーパーなど写真を撮ったり、スキャンして用意します。
デザインを口頭で伝えると曖昧になりがちで、受け手との相違が生じることも多くあります。「かっこいい」「かわいい」などは特に注意が必要です。
その相違を避けるためにも極力具体的なイメージを伝えましょう。
（丸々お任せという方法もあります）

⑦ その他

社内報に掲載する会社ロゴ、会社地図、コーポレートカラーなど必要なものがあれば用意しましょう。

以上が社内報制作に必要な「原稿」一式となります。

「原稿」の入稿の仕方

入稿は原稿を全て揃えてからがベストです

原稿がすべて揃ってから制作会社やデザイナーに入稿するのがベストです。
デザイナーは誌面全体の文章量や写真のバランスなどを考えて制作します。原稿の過不足（写真の抜け、文章の増減など）が後から発覚した場合、デザインを最初からやり直すということもありえます。そうなると制作会社によっては追加費用が掛かることも。
どうしても遅れてしまう記事、例えば掲載したい会社行事が制作会社から提案された入稿期日に間に合わない、その開催日を待っていると制作日数が短くなってしまう等がある場合は事前に制作会社の担当へ相談しておきましょう。
制作会社側も事前に分かっていれば後から入稿される部分を考慮してデザインしてくれる場合もあります。
ただし出来るだけ原稿を揃えて入稿することを心がけましょう。

原稿のデータは整理して入稿しましょう

写真や文章、ラフ案など先のお伝えした社内報作りに必要な①〜⑦の原稿データはできるだけ整理して制作会社へ入稿しましょう。
ページごとにフォルダを作って、そのページに必要な原稿データをその中へ入れて整理します。1ページで掲載するもの、見開きで掲載するもの、それぞれあると思いますので下記の図を参考にしてみてください。
整理されていない状態で原稿データを入稿すると、その整理だけで時間が掛かり、制作会社から確認の問合せが増え、逆に効率が悪くなってしまいます。
制作会社のディレクターやデザイン担当が見てわかるようにしておくと無駄なく進められます。

原稿データを制作会社へ入稿する方法

用意できた原稿データはかなりのデータ量になります。
メール添付で送るには数回に分けたり、分けたところで容量があり送信・受信できなかったりします。
その場合、ファイルアップロードサービスサイトやクラウドを使用しましょう。
どんな方法が良いか、自社の環境も踏まえ制作会社に相談してみましょう。
詳しくはこちらのブログに色々な入稿方法を記載していますのでご参考にしてみてください。

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