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原稿の揃え方

施設広報誌(施設だより、施設通信)で原稿の揃えるのは重要なお仕事の一つです。
ここではより良い施設広報誌(施設だより、施設通信)を制作するために原稿の揃えるポイントをご紹介します！

原稿依頼の前に声掛けをしましょう

先生や保護者(施設会長など)に書いてもらうことは可能か前もってお伺いをたてましょう。学校の先生に原稿をお願いする場合は施設担当の先生が窓口になってくれる場合が多いのであらかじめ内容を伝えるようにしましょう。執筆内容のテーマはこの時までには決めておきます。
執筆内容のテーマは「〇〇について」など、ざっくりとした原稿依頼は避けましょう
例えば施設会長さんに「施設活動について」の原稿を依頼してしまうと、施設広報部としては『施設活動の年間報告』を書いてほしかったのに「施設がどうあるべきか」「施設活動の感想」という原稿が届いてしまうことがあります。そのためテーマは必ず具体的に記載しましょう。

原稿依頼をする

書いてもらう人が決まったら、原稿依頼の文書を作成をします。

提出方法は手書き原稿なのかテキストファイルなのかで提出方法は異なります。
手書き原稿の場合、「施設担当〇〇先生までご提出ください。」
テキストファイルの場合、「メールに添付して○○○○○@kouhousi.comまでお送りください。」

締切日は余裕を持って設定しましょう。締切日を過ぎ催促することになっても入稿に間に合うような締切日設定すると良いでしょう。気持ちよく原稿を書いてもらうために「締切　〇月〇日」ではなく「お忙しい中大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご提出くださいますようお願い致します。」と丁寧な依頼文を意識しましょう。
「編集の都合上、若干変更させていただく場合があります。ご了承ください。」と一言あると良いですね。

文字数は必ず指定しましょう。デザインレイアウトが決まっている場合は、「〇文字×〇行(○○文字)以内」と記載します。このとき、○○字以内など細かな指示もしましょう。(レイアウトが決まっていない場合、○○字以内だけでOK)br 手書き原稿をそのままスキャンして使う場合は、必ず枠内におさめる、色鉛筆は使わないなど、注意事項を原稿に書くと良いでしょう。こんな風に書いて欲しいという見本を添付するとイメージが伝わりやすくなります。