2021年2月19日「PTAの中で一番最初に広報部が埋まる学校」

PTAの中で一番最初に広報部が埋まる学校

今回はとある小学校PTA広報部のお話しをしたいと思います!
2014年の末にお問合せをいただいた時は

「広報部をやってくれる人が少ない」
「パソコンができない人でも広報誌が出せる環境にしたい」

などの相談をいただきご予算の調整なども何回か重ねながら発注をいただきました。
先日、当時の広報担当さまにお会いしました。

「最近、広報部の状況はいかがですか?」とお聞きしたところ

「今、PTA役員の中で広報部が一番最初に埋まるようになったんです!」

と驚きのお言葉!

当社にお問合せいただいた際
その広報担当さまの中では
【誰もが楽しく作れる広報誌】
というテーマを持っていて
5年をかけてそのテーマを実現されたのです!

当社もその実現のお力になれたこと大変嬉しく思います!!!

今では

広報部員さんが
・生徒さんたちの行事に写真を撮りに行く
・その様子を紹介する文章を書く
この二つを中心に行い

広報委員長が
・ページ構成のラフを作る
・当社との窓口担当をする
というシンプルな役割分担になり、このやり方が好評なようです。

ご予算の関係、部長・部員も毎年替わることなどで
1年だけではなかなか変えられないかもしれませんが
当社がその一助になれると幸いです!

これまでいろんな学校PTA広報部の打ち合わせに参加させていただきましたが
最初は何をやっていいかわからず戸惑っている方も
具体的な説明をさせていただいているうちに
「誌面をどうする?」「どんなデザインにする?」などの話し合いになりそのうち自然に笑顔がこぼれるようになります。

広報部の皆さまが楽しんで広報誌が作れるよう努めてまいりますので
ぜひお気軽にご相談ください。
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2021年2月8日「原稿の揃え方」

原稿の揃え方

PTA広報誌で原稿を揃えるのは重要なお仕事の一つです。
今日は原稿を揃えるポイントをご紹介します!
卒業特集でPTA会長さんや校長先生、先生方からコメントを頂く際の参考になれば幸いです!

原稿依頼の前に声掛けをしましょう

先生や保護者(PTA会長など)に書いてもらうことは可能か前もってお伺いをたてましょう。
学校の先生に原稿をお願いする場合は
PTA担当の先生が窓口になってくれる場合が多いのであらかじめ内容を伝えるようにしましょう。
執筆内容のテーマはこの時までには決めておきます。
執筆内容のテーマは「〇〇について」など、ざっくりとした原稿依頼は避けましょう。
例えばPTA会長さんに「PTA活動について」の原稿を依頼してしまうと、
PTA広報部としては『PTA活動の年間報告』を書いてほしかったのに
「PTAがどうあるべきか」「PTA活動の感想」という原稿が届いてしまうことがあります。
そのためテーマは必ず具体的に記載しましょう。

原稿依頼をする

書いてもらう人が決まったら、原稿依頼の文書を作成をします。
提出方法は手書き原稿なのかテキストファイルなのかで提出方法は異なります。
手書き原稿の場合、「PTA担当〇〇先生までご提出ください。」
テキストファイルの場合、「メールに添付して○○○○○@kouhousi.comまでお送りください。」
締切日は余裕を持って設定しましょう。
締切日を過ぎ催促することになっても入稿に間に合うような締切日設定すると良いでしょう。
気持ちよく原稿を書いてもらうために「締切 〇月〇日」ではなく
「お忙しい中大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご提出くださいますようお願い致します。」
と丁寧な依頼文を意識しましょう。
「編集の都合上、若干変更させていただく場合があります。ご了承ください。」と一言あると良いですね。
文字数は必ず指定しましょう。
デザインレイアウトが決まっている場合は、「〇文字×〇行(○○文字)以内」と記載します。
このとき、○○字以内など細かな指示もしましょう。(レイアウトが決まっていない場合、○○字以内だけでOK)
手書き原稿をそのままスキャンして使う場合は、必ず枠内におさめる、色鉛筆は使わないなど注意事項を原稿に書くと良いでしょう。
こんな風に書いて欲しいという見本を添付するとイメージが伝わりやすくなります。

先生や保護者の方々はお忙しい中合間を縫って原稿やコメント、アンケートにご協力くださいます。
気持ちよく原稿を書いていただくため、
またPTA広報の皆さんも気持ちよくPTA広報誌(PTAだより・PTA通信)制作が行えるように丁寧な文書作成を心がけましょう!

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2021年1月21日「卒業号、のんびりしてると業者に断られるかも!?」

卒業号、のんびりしてると業者に断られるかも!?

卒業号のレイアウトがまだ完成してないし、業者に連絡するのはまだいいか!
…と、印刷業者に依頼すること先延ばしにしていませんか?

それ、とても危険です!

PTA広報誌の入学号や2学期号は学校によって発行する日がずれることが多いのですが
卒業号に関してはどの学校もほぼ同時期に発行されます。
なので印刷会社が埋まってしまうことがよくあるのです。

いつもの業者にお願いしようと思ったら
「もう他のお客さんの印刷で手一杯なのでウチでは無理です」
「その日にデータをもらっても印刷間に合いませんよ」
「他の仕事とのスケジュールがあるのでお断りします」
なんて言われてしまうことも!!

急いで新しい業者を探そうとしても
「その時期は忙しくてちょっと出来ないです」
「その値段ではウチでは厳しいですね」
「データをもらってから納期までが短すぎて難しい」

こんな風に断られることになりかねません。

印刷をしてくれることになっても忙しくてデータの微調整をしてくれないなんて事も。

いつもの業者に依頼する予定がある方は
今すぐ、連絡することをおすすめします!

業者の見直しを考えている方や、万が一業者に断られてしまった方は当社へご相談ください!
ありがたいことに当社でも卒業号のご注文をたくさん頂いており
スタッフ総出で広報誌製作を進めておりますが、現在若干の余裕がございます。
というのも、12月・1月に皆さまからご依頼いただいており、
2月に急いで進めるという方があまりいらっしゃらないからです。

印刷だけのご注文でももちろんOKですし、
素材を渡してレイアウトのみ、又はご自身で作成したレイアウトの微調整のみをご依頼いただき
ネットプリントと併用してご利用いただいてる方も多くいらっしゃいます。

まだ卒業号を作り始めていない方
作っているけどレイアウトがうまくできなくて困っている方
印刷業者が見つからない方

作業の途中でも構いません!お気軽にご連絡ください^^

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2021年1月7日「編集後記は文章よりレイアウトが大切」

編集後記は文章よりレイアウトが大切

新年あけましておめでとうございます!
今年もPTA広報誌製作相談ドットコムをどうぞよろしくお願いいたします!

新年一発目は「編集後記」についてお話ししたいと思います。

PTA広報誌作りではスケジュールを組み、ネタ集めやアンケートの実施、素材や写真が集まった後に誌面のレイアウトやデザインを自分たちで行ったり制作会社・印刷会社を利用して修正を繰り返して印刷まで行いますが自分の想いを文章にする必要がある箇所があります。

それは「編集後記」です。

制作も終盤、印刷まであと少しという所で最後の最後に行う仕事ともいえます。

なぜ最後に編集後記をとっておくかというとPTA広報誌作りを手がけた人が書くことがほとんどだからです。
PTA広報誌を作成する中で大変だったことや、取材やアンケートを行った時の感想、見所やちょっとした裏話などなどを掲載するスペースで、読んでいる人が楽しみにしている所でもあります。

PTA広報誌では小さなスペースになりがちですが、
唯一製作者側の気持ちを率直に書くことのできる大切なコーナーです。
ここに作り手の感想を書くことで、PTA広報部の活動に興味を持ってくださる方が増え、より一層PTAの活動に活気がでるきっかけになるでしょう。

編集後記は文章を書くことが苦手な人にとってはとても苦労する所でもあります。
ただ、今はWEBで調べると多くの編集後記の例文が出てきます。
同じ想いをつづっているものを参考にして文章を作っていくことで編集後記は簡単に作ることが出来ます。
しかし編集後記は文章を作ることよりも、レイアウトや見せ方のほうが重要です。
上記にも述べたように、編集後記を読んでもらうことでPTA広報部の活動に興味を持ってもらうことが編集後記のひとつの役割だと思います。

このことから編集後記は
【読んでもらうレイアウト】【読みやすいデザイン】などを意識して制作することをおすすめします。
様々な広報誌、雑誌や本などの編集後記やあとがきを参考にしたり、制作会社に相談してみても良いかもしれません。

編集後記の上手なレイアウト方法など知りたい方は当社のアドバイザー派遣サービスや、無料相談サービスをぜひご利用下さい。
当社のPTA広報誌専門のスタッフが豊富な知識や経験から親身になってご対応いたします

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2020年11月30日「卒業号のレイアウトでお困りの方」

卒業号のレイアウトでお困りの方

小学校や中学校・高校のPTA広報誌やPTA新聞の3学期発行ネタといえば「卒業」。

せっかくなら想いを込めた誌面デザインで卒業していく生徒の言葉を飾りたいですね。

卒業する生徒に将来の夢や学校生活での思い出を書いてもらったり先生からのお祝いのコメントを書いてもらったりと、卒業号ではコメントや写真をたくさん詰め込んで特別な演出をしたいところです。

ただ並べるだけのレイアウトではつまらないなぁ・・・と思っている方も多いと思います。
華やかに豪華にしたい気持ちもありますが、あくまでも主役は卒業する生徒のコメント。
コメント一つ一つを見やすくわかりやすくレイアウトすることが基本となります。
ごちゃごちゃし過ぎず、生徒の言葉を一番目立つようにすることを心がけましょう。

実際に制作した卒業号をご紹介!

このようなレイアウトでコメントをより引き立てることができます!

コメントも勿論大事ですがやはり華やかにするには卒業生たちの楽しかった6年間(中、高校生は3年間)の思い出の写真をたくさん使うことです!

PTAの方々との思い出を共有することでより大切でかけがえのない思い出に華をそえる広報誌になるでしょう。

卒業アルバムとは少し違った思い出のアルバムを作ることが出来れば生徒や保護者にとっても、PTAの方達にも最後の最高のPTA広報誌になるのではと思います。

中学校受験や高校受験の手前ということもあり、広報誌作りに割く時間もない!
作りたい卒業特集のイメージはあるけど自分で作るスキルが無い、、、
そんな方はお気軽にお問い合わせください!

卒業生の手書きコメントをお送りいただければデザインからお引き受けします。
3学期広報誌の卒業特集ページのみの単発デザイン依頼でもお受けいたします。
PTA広報の皆様にとっても1年の最後に発行する集大成の広報誌。
想いの詰まった誌面で卒業生をお祝いしませんか。

当社のアドバイザー派遣サービスや、無料相談サービスでお困りを解決いたします。
当社のPTA広報誌専門のスタッフが豊富な知識や経験から親身になってご対応いたします!

卒業号関連youtube動画
「ギリギリになって慌てないために、卒業号はいつ依頼するのがいいの?」

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YouTubeチャンネルを開設しました!

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この度、運営会社のゴルゴオフィスではYouTubeチャンネルを開設いたしました。
PTA広報部の皆様の為になる情報やキャンペーンのお知らせを配信していきます。
高評価、チャンネル登録が今後の投稿の励みになります。
よろしくお願い致します。

https://youtube.com/channel/UCPjmfc09bkY0448wsloe2Ag
↑チャンネル登録はこちらからお願い致します!

今回の動画は
「ギリギリになって慌てないために、卒業号はいつ依頼するのがいいの?」
https://www.youtube.com/watch?v=_ErjMmXd7xE

卒業号のレイアウトがまだ完成してないし、業者に連絡するのはまだいいか!
…と、業者に依頼すること先延ばしにしていませんか?

それ、、、
とても危険です!!

動画の最後にはオトクなキャンペーンのお知らせもございます!
ぜひ最後までご覧ください!

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港区青南幼稚園様「たけのこ」を制作させていただきました

港区青南幼稚園様「たけのこ」を制作させていただきました

発行数:年1回
仕様:28ページ 無線綴じ
製作期間:約3ヶ月
お悩み:Office系ソフトしか使うことができなくて、ちゃんとデザインをできる人がいない。予算も少ない。
お客様の声:「予算内で発行できるよう柔軟に提案してくれて助かりました。デザインも色使いも優しい感じで先生方・保護者の方からも評判がいいです!」

Q.最初に悩んでいたところは?

大きく二つありました。一つはデザインができないこと。ワードで打ち込んだり、写真をまとめたりとか、そういうレベルでは出来るのですがフォトショップを使ってレイアウトを組んだり出来る人がメンバーにいなかったんです。もう一つは予算ですね。出来ないから外注するしかないんですけど、PTA広報誌製作相談ドットコムさん以外も調べたんですがやっぱり予算内にぜんぜんおさまらない!どうしよう!この二つが大きかったですね。

Q.他社にも聞いていたとのことですが
当社に依頼していただくことになった決め手はどんなところでしたか?

臨機応変にやろうとしてくださったのが一番の決め手になりました。例えばページ数を少し削ったらこうなるとか、校正の回数を減らしたらこうなるとか、具体的に教えてくれたので。他の会社さんは「これです。このプランとこのプランしかありません」という感じでそこから交渉ができなそうだったのでPTA広報誌製作相談ドットコムさんにお願いしようと思いました。他の会社さんは私から電話しないと詳しく聞けなかったのですがPTA広報誌製作相談ドットコムさんはすぐ電話を掛けていただいたのもありがたかったです!

最初は年2回発行の予定だったのですが、予算の問題もあって、幼稚園、PTA広報誌製作相談ドットコムさんとも話をして今回は1回発行でまとまったんです。

Q.製作開始してから気になったことはありますか?

まったくなかったです。
スケジュールを立てていただいたのですが途中休園もあった時は待っていただいたり、
ここまでにこのページを見たいという希望にも応えて。
スケジュール通りには進まなかったのですが臨機応変に対応してくれたので。

今年はイレギュラーだったので来年度担当になる方への引継ぎが気になります。

Q.発行まで終わってみていかがでしたか?

ほんとうに大好評です!
今年はみんなマスクをしているので顔写真がわかるこの広報誌があるのはすごくうれしいって言ってくれています。
あと、優しい色味が好きって皆さん言ってました。
今年は特に優しい色に癒されるのかな、と思いました。

あと、今回初めて保護者の方一人一人に、掲載する写真を自身で撮ってもらうようにしたんです。
いつもは幼稚園で撮影する係が場所を決めて、皆さんを撮影するんですが今年はそれができなかったんです。
PTA広報誌製作・相談ドットコムさんに教えてもらった撮影の注意点をもとに私が見本写真をつけて、
LINEなどで共有したことでやり直しもなくスムーズに写真を集めることができました。
スマホの写真でもできるんだ、というのも新たな発見でした!

Q.当社にまたご依頼いただける確率は何%ですか?

私の学年は全員PTA広報誌製作・相談ドットコムさんに続けてほしいという方向で引継ぎ予定です。
多分それに乗らない手はないと思います(笑)

それでも、いや私が自分で作りますという人が出てこない限りはPTA広報誌製作・相談ドットコムさんにお願いしたいです。

——————————
当社担当:伊藤
ありがとうございます!
もし自分で作りたい方がいらっしゃればその方のサポートとして利用いただくこともできますので
お気軽におっしゃってください。
ベースになるデザインだけその方にやっていただき、ページ作りや修正は当社が行うという分担も可能です。
——————————

もうすぐ来年の役員決めがあるのでそこで皆さんにお伝えします。
多分広報担当が人気になるんじゃないかって言われています(笑)
写真の回収も今年のようにできれば委員がやることのハードルも下がるので。

——————————
当社担当:伊藤
ぜひ来年度もお手伝いさせてください!
あらためまして本当にありがとうございました。

今回はコロナの影響もあって広報お二人だけの大変な状況の中、
丁寧なご対応をしてくださり当社も大変助かりました!
次回もより良い広報誌が発行できるよう努めさせていただきます。
——————————

2020年10月15日「レイアウトから印刷まで1つの業者派?それとも業者を使い分ける派?」

レイアウトから印刷まで1つの業者派?それとも業者を使い分ける派?

当社にお問い合わせいただいた方のほとんどは
【ちゃんとしたPTA広報誌を部員の負担を減らしつつ出来るだけ安く完成させたい】
というお悩みです。

そこで当社が皆様にご提案している方法は
レイアウト作成だけ当社に発注して印刷はネットプリント会社を利用する方法です!

【一貫して全部はやってくれないの?】
とおっしゃられる方もいると思います。
もちろんレイアウトから印刷まで一貫して行っておりますが、
残念ながら安くはありません。
当社の所有している印刷機は、
商談や展示会などでも利用される
企業向けのパンフレットを印刷する高品質プリンターです。
ビジネスの場で利用する紙面は、
色を実際の商品と同じようにしなければならないなど
かなり細部まで気を付けて印刷する必要があるため
高品質で尚且つ高価格になっています。

もちろん、わざと値段を高く設定しているわけではございません。
他の印刷会社から見ても一般的な価格設定かと思います。

当社でもレイアウトから印刷まで行っていますが、
低価格をご希望の方にはレイアウト作成+ネットプリント会社の
併用をおすすめしています。

【自分たちでレイアウトデータ作ってネットプリントを使えば激安じゃない?】

と思った方もいるかと思います。
その通りです。
お仕事で紙面作成の経験がある人が部員にいる場合は
印刷代のみになるので間違いなく激安です!

ですが、1人にデータを作成させることになってしまい
負担がその人だけに集中してしまいますので注意が必要です。

また、ネットプリントは安いことがメリットではありますが、
データをチェックすることもあまりないまま印刷をするので
いざ印刷されたものを見てみると、
誤字脱字や写真の色が暗いなどの問題が起こる場合もあります。
さらに、PTA広報誌を作るうえでのサポートはなく、
デザインをしてくれる訳ではありません。
印刷代は削減できても、結果的にすごく苦労したり
思った仕上がりにならない可能性も。

当社ではレイアウトデータを作る際に、
誤字脱字のチェックや写真の調整など行っているので
ネットプリントを使ってもキレイに仕上がります!

もしもネットプリントをご利用するのが不安な方には
ネットプリント入稿代行も当社では行っています!(少々手数料を頂いております)
当社で作ったレイアウトデータを
そのまま当社からネットプリント会社に入稿するので
より安心&簡単に印刷することが可能です!!
詳しいサービス内容はお問合せ下さい^^

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2020年8月7日「来年度の予算を確保するために今すべきこと」

来年度の予算を確保するために今すべきこと

「今年度は広報誌を作れる人がいるけどその人に負担が集中しすぎて心苦しい」

「今年度は全くわからない人やできない人しかいない」

「継続して作れる人がいたけど今年度で卒業してしまう」


そんな皆様が共通して思っていることはきっと
「来年度の予算が増えればなぁ~」
ということ。


最近この相談がかなり多いです。
さてどうしたら増やすことができるのか?
それは外注にお願いして外注費を捻出すことです。


PTAの予算は前年度使った費用を元に次年度の予算を決める学校が多いと思われます。
そのため広報誌の制作に予算を使わなければ来年度の予算を減額される傾向があるようです。

このことから今年度、外注して今ある予算を使い
来年度の予算を確保する必要があります。

「でも外注する予算なんてない」
「予算が少ないので広報部にまわってこない」
という方ももちろんいらっしゃると思います。


予算が少なくて外注に依頼することが難しい場合は

・4ページのうちの2ページだけデザインする

・皆様が作ったものをもとによりよく仕上げる

・PTA広報誌アドバイザー契約でお困りごとをサポート
 アドバイザー派遣について詳しく知るにはこちらをクリック

などの対応もしております。

来年度の予算確保の相談、
予算が少ないけど負担を減らしたい、などなど
【PTA広報誌アドバイザー】の伊藤へご相談ください!

電話、メール、LINEにていつでも無料でご相談を受け付けております。
皆さまのPTA広報誌作りを支援いたします!
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2020年7月15日「増えています!PDF納品」

増えています!PDF納品

今年の一学期は休校などもあり発行がずれ込んだ学校が多くありました。
それでも一学期中にはなんとか発行したい!ということで皆様さまざま工夫をされておりました。

そんな中、多かったのが「PDF納品」です。

印刷せずにPDFファイルで納品し、ホームページでPTA広報誌を公開することで
休校中でも保護者や生徒の皆様に見てもらうことができました。
そこで今回はPDF納品についてお話させていただきたいと思います。

そもそもPDFとは

紙に印刷したときの状態をそのまま保存できるファイル形式のことです。
どんなパソコンなどで開いても同じように見ることができる「電子的な文書」です。

ワードやエクセルなどのソフトで作成したデータは、同じソフトを持っていなければ開くことができません。
また作成したパソコンとは別のパソコンで開いた場合、フォントが変わったりレイアウトが崩れたりすることがあります。
PDFは見る側のパソコンの環境に関係なく、作成したパソコンで見た場合と同じ状態で表示されます。


作成したパソコンでワードファイルを見た場合

別のパソコンでワードファイルを見た場合

フォントが変わりレイアウトが崩れてしまった状態

メリット

・印刷のコストが掛からない

紙で作成する場合、紙代や印刷代、送料などさまざまなコストが掛かりますが
PDFならメールで送る、HPに貼る、電子ブックにするなどの方法で
印刷せずに多くの人に見てもらうことが可能です。
もし印刷が必要になった場合でもPDFファイルがあれば必要な時に必要な枚数を印刷することが可能です。

・制作期間が短縮できる

PDFで発行することで印刷の時間をカットすることができるため
発行までの期間を5〜10日ほど短縮することができます。


デメリット

・パソコン、スマートフォンがないと見れない

パソコンやスマートフォンがない家庭ではPDFファイルを見ることができません。


今回はイレギュラーな日程の中で活躍した「PDF納品」ですが
今後は予算の少ない学校などでも「PDF納品」が増えてくると考えられます。
また当社では電子ブック化もおこなっておりますのでお気軽にご相談ください

電子ブックサンプルはこちら
https://golgo-office.com/d-book/golgooffice_info/HTML5/pc.html#/page/1

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