PTA広報誌の業者選びで注意すべき3つのポイント
【大前提】業者に求める最も重要な事をもう一度確認
予算内で作ることが一番なのか、PTAの事情を理解してくれることが一番なのか、あるいは臨機応変に対応してくれるのか、業者選びで一番重要なことを見直しましょう。マッチングした業者を選ぶためにも、問合せ時にも要望をしっかりと伝えることが大切です。
１．進行管理、アドバイスをしてくれるか
ほとんどの業者が進行管理を行ってくれますが、特にPTA広報部の時間や都合、制作スキルを加味しスケジュールを考えてくれる業者が良いでしょう。
「初めての広報担当で何から始めたらいいかわからない。」
「スケジュールが立てられない。」
そんなときに制作のスケジュールを立ててくれる人がいると安心ですよね。良い制作印刷会社は、発行日から必要な作業日数を逆算し、いつまでにどの作業を完了しなければならないのか細かく提示してくれます。制作が苦手なメンバーしかいない時に、業者の都合で一方的にスケジュールを伝えられて「この日までにデータを準備してください」と言われても用意が難しいですよね。
格安を売りにしている業者だと進行管理は行ってくれない場合もあります。問合せ時に発行日までのスケジュールや、進行スケジュールに融通が利くのかを確認すると良いでしょう。デザインのコツや制作にあたってアドバイスをしてくれる会社なら尚良いです。
２．PTAの特徴を理解しているか
PTAのメンバーは大体が1年で替わってしまいます。印刷物を作ったことがある人がいる年もあれば、全く経験のない人だけの年もあります。
「引継ぎをしたいが来年は編集ソフトを使える人がいないため今年と同じように作れるわけじゃない。」
そんな経験がない人だけの年でも柔軟に対応してくれる業者が良いでしょう。メンバーが入れ替わる引き継ぎの際に業者がサポートしてくれれば来年の制作の進め方や流れ、方向性もスムーズに行えるでしょう。もちろん、プロレベルに制作できる人がいる年もあると思います。その際は、進行管理と印刷のみで対応するなど毎年制作プランを変更してくれる制作印刷会社を選べば、業者選びを毎年行わなくて済みます。
他にも、「働いていて連絡が密に取れない」「土日しか打ち合わせが出来ない」など忙しいPTAの皆さまの都合に合わせてくれる業者かどうかも重要です。
３．自分たちの作りたいものをカタチにしてくれるか
自分たちのイメージするものを作ってくれる業者を見つけましょう。ホームページの制作実績を参考にしたり、実際に問い合わせて制作物を見せてもらうことが大切です。また密にコミュニケーションを取れる業者の方が要望も伝えやすくイメージするPTA広報誌に近づける事ができます。問合せ時に窓口となる担当者がどんな人か、話しやすい人かどうかも確認しましょう。
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