次の担当者に引き継ぎたい情報～意外と忘れがちなこと4選~ PTA広報誌製作・相談ドットコム

次の担当者に引き継ぎたい情報
～意外と忘れがちなこと4選～

ありがたいことに来年度に向けたお問い合わせを続々と頂いています。

その中で実際にあった、次の担当者に引き継ぐ情報の中で忘れてしまいがちなことを紹介します。

外注を依頼した印刷会社やデザイン会社の連絡先や担当者の名前。
中には会社名がわからない場合もありました。

依頼した外注先の担当者の名刺等があれば渡しておくと良いですね。

また、業者との連絡手段（電話、メール、LINE等）も明記して、打合せ時に直接来校したのか等も記しておくと便利です。

サイズやページ数はもちろん大事ですが忘れてしまいがちなのが
『印刷部数と紙の種類』です。

見積書が残っていたら次の方へ残せると良いです。

外注先を切り替えるための比較資料として、また、自分たちでデザインをして印刷のみ外注する際にも参考になり便利です。

写真や文章のデータをどのように外注先へ送っていたか。

写真や文章をデータで送る場合は、何のツールを使っていたか引き継いでおけるとスムーズに進行できます。（例：メール添付、データファイル便、Googleドライブ、DropBox、USBメモリで郵送等）

何よりデータのやり取りが身近ではない方がほとんどなので、これが分かっているだけでかなり不安がなくなります。

スケジュールの記録が残っているのは次の担当者さんたちにとってとても嬉しいことです。

外注へ依頼するタイミングや、印刷納品された日などを残しておけると良いです。

また、どのタイミングで、どのくらいの期間をかけて取材や撮影を行ったか等も明記されていると、次の方にとってイメージが付きやすく嬉しいですね。

このように意外と抜けてしまう情報、分かっているだけで不安がなくなる情報などを、しっかりと引き継ぐことができると、来年度の担当者様は時間も心も有意義に広報誌の制作を進行することができ、業者とのやり取りも不安なく行えます。

もちろん分からないことが多くあっても、安心してください！
当社にはPTA広報誌アドバイザーの伊藤がいます。
ひとつひとつ不安を取り除いて一緒に素敵な広報誌を作りましょう！

次の担当者のために出来ることはまだまだあります！
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来年度こそちょっと楽させてあげたい！「見積・資料の準備」

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