先生紹介製作で気をつけるべき5つのポイント｜PTA広報誌トラブル防止チェックリスト PTA広報誌アドバイザー伊藤のためになるブログ

弊社において1学期に制作をさせていただくPTA広報誌のうち95%が先生紹介・教職員紹介をメインとした誌面となっています。

そこで先生紹介・教職員紹介を作る際、また写真や原稿を集める際に注意しておくべきことを紹介いたします。
デザインやレイアウトというより写真や原稿集め、チェックポイントに関する基本の部分を解説致します。

先生紹介号の制作で気をつけるべき5つのポイント
まとめ：急がば回れで間違いのない先生紹介号を
よくある質問

先生紹介号の制作で気をつけるべき5つのポイント

① 先生・職員のお名前に間違いはないか【漢字表記・よみがなの両方を必ず確認】

氏名の漢字は、見た目が似ていても異なる字が存在します。特に注意が必要なのが以下のような例です。

高橋／高橋（はしごだか）
渡辺／渡邉・渡邊
斉藤／齊藤・斎藤
吉田／吉田（土よし）

ポイント
よみがなは広報部の憶測で入力されがちです。必ずご本人、または職員名簿で確認してから記載しましょう。

② 写真と名前は一致しているか【指示書・資料の整備と複数人によるダブルチェックが必須】

製作担当者が全教職員の顔を把握しているわけではありません。顔写真と職員名簿を紐づけた指示書を事前に用意し、レイアウト完成後は必ず複数の担当者でチェックしてください。

顔写真ファイル名に氏名を含めて管理する
指示書（写真番号と氏名の対照表）を作成する
作業担当者以外の第三者がチェックする

③ 同じ人の写真がダブっていないか【第三者の目で最終確認を】

複数の顔写真を配置する作業では、誤って同一人物の写真を重複して使ってしまうことがあります。印刷直前まで気づかないケースも多く、最大のリスクのひとつです。

チェック方法
作業を担当していない第三者が、写真と名前リストを照合しながら一枚ずつ確認するのが最も確実です。

④ 掲載順は学校の希望どおりか【作業開始前に配置順を確定させる】

レイアウト完成後に配置順の変更を求められると、修正に膨大な時間がかかります。パソコンでの作業を始める前に、担当の先生に配置順を確認・承認してもらいましょう。

職位・学年・氏名の並び順を書面で確認する
「後から変更なし」と明記した確認書を取り交わす
後出し修正を依頼される前提で、早めに確認を取る

⑤ 全員載っているか・抜けがないか【人数確定を製作開始の絶対条件にする】

掲載人数は、レイアウトのスペース計算の根拠になります。製作途中で1〜2名増えると、ほぼ一からやり直しになります。製作開始前に人数を確定させ、変更がないことを念押しで確認してください。

職員名簿の最新版を入手して人数を確定する
産休・育休・異動などの変動がないか確認する
「この人数で変更なし」という確認を書面で残す

まとめ：急がば回れで間違いのない先生紹介号を

①名前の表記・②写真と名前の一致・③写真の重複・④掲載順・⑤人数確定——この5つは「当たり前」に見えますが、だからこそ見落とされやすいポイントです。印刷後のシール訂正や刷り直しを避けるためにも、製作開始前の確認と複数人によるチェック体制を必ず整えましょう。

よくある質問

先生紹介号はいつまでに発行すれば良いですか？

できれば5月〜6月中、遅くとも1学期の終業式前の発行が理想です。写真撮影やアンケート回収の遅れで2学期にずれ込む場合も多いですが、確認作業を省略することなく進めましょう。

見積もりは無料ですか？

お見積りは何度でも無料です。最初のご相談から仕様が変わった、全く違うものを見積して欲しい、などお気軽にご連絡ください。

お問い合わせはこちら

仕様が決まっていないけど、ざっくりでも見積もりしてくれますか？

広報誌(小学校広報誌・中学校広報誌)の仕様が決まっていない場合でも、ページ数違いや部数違いなど、複数のお見積りをご用意いたします。ご希望の仕上がりになるような仕様や、ご予算に合わせたご提案が出来るよう努めてまいります。

見積もりは郵送でも可能ですか？

お見積もりの送付方法もメール・ファックス・郵送などに対応していますのでご希望の方法をお申しつけください。

遠方なんですが制作して頂けるでしょうか？

もちろんです！当社では全国からご依頼いただいておりますのでご安心ください。これまでもどんなに遠方の方でも全く問題なく、打ち合わせや原稿のご用意など、電話やメール、LINEなど様々な方法で制作してまいりましたので、お気軽にご連絡ください。

PTAの打ち合わせに参加してくれますか？

もちろんお伺いします。お伺いできるエリアは現時点で東京近郊に限らせて頂いておりますが、学校や行きやすい場所などご指定していただければ指定場所に担当者がお伺いいたします。それ以外の地域の方には電話やメール、LINEなどで打ち合わせさせて頂きますのでご安心ください。当社ではこれまでも全国からご依頼いただいておりますのでまずはお気軽にご相談ください。
【過去に打ち合わせにお伺いした地域】（2024年2月現在）
【東京都】
新宿区、足立区、荒川区、板橋区、江戸川区、大田区、葛飾区、北区、江東区、品川区、渋谷区、杉並区、墨田区、世田谷区、台東区、中央区、千代田区、豊島区、中野区、練馬区、文京区、港区、目黒区、稲城市、狛江市、調布市、府中市、町田市、三鷹市

【神奈川県】
横浜市、川崎市、厚木市、藤沢市

【埼玉県】
所沢市、さいたま市、三郷市、川口市、熊谷市、桶川市

【千葉県】
千葉市、柏市、船橋市、市川市

打ち合わせに費用はかかりますか？

お打ち合わせは基本無料です。

デザインのみでもお願いできますか？

デザインのみでももちろんお引き受けいたします。皆様がご用意された写真や原稿を元に誌面をデザインし、印刷できる状態でお納めいたします。データ納品が可能ですのでご自身で印刷する方や、ネット印刷をご利用する方も多くいらっしゃいます。お気軽にご相談ください。

印刷のみでもお願いできますか？

印刷のみも、もちろんお引き受けしております。皆様が作成した誌面データをプロ仕上がりで印刷いたします。ただ、プロ仕上がりですのでネットの印刷会社と比較すると価格は安くないと思います。費用を抑えたい・仕上がりをあまり気にしないようでしたら、データのみ当社で制作し、ネットの印刷会社で印刷されることをお勧めしております。

印刷のみの発注は普通しないものでしょうか？

そんなことはありません！もちろん大歓迎です。
・「印刷直前まで修正したい」
・「ネットでの注文に抵抗がある」
・「連絡を取りながら進めたい」
などのご希望があるお客様にはご好評いただいております。
プロ仕上がりにご満足頂き、継続してお付き合いさせて頂いてる方も多数いらっしゃいます。

パソコンの操作ができないけど大丈夫ですか？

パソコンの操作ができない方でも広報誌(小学校広報誌・中学校広報誌)は簡単に作成できます。スマホのメモ帳やメール本文にそのまま原稿を入力し、メール送信していただければ大丈夫です。LINEのやり取りも可能ですのでご安心ください。また、手書きの原稿を丁寧にご用意していただく方も多くいらっしゃいます。もちろん手書きでも問題ありません。写真についてもスマホからメールやLINEで送信していただければ問題ありません。

誌面に掲載する写真の数が多いと値段も上がりますか？

お値段が上がることはありません。写真の点数に制限はございませんので、運動会や文化祭、合唱コンクールなどお子さんの写真が中心になるページでの「この写真もあの写真も捨てがたい」という写真選びの困りごとも気にせず掲載できます！

生徒や先生の手書きの原稿を誌面に載せることはできますか？

もちろん掲載できますが、ボールペン又はマジックなどで書いて頂くことを原則お願いしております。鉛筆ですと文字が薄くてかすれてしまう場合があり、誌面の仕上がりに影響いたします。できるだけ補正はいたしますが筆圧が弱いものですと補正しきれない場合がございますのでご注意ください。手書きの原稿をいただければ当社でパソコンに取り込んでレイアウトいたします。パソコンに取り込める環境のある方でしたら、取り込んでJPEGなどの画像形式でお送りください。

原稿の揃え方についてはこちら

予算があまりないので出来るだけ節約したいのですが・・・。

紙の質を変える、ページによってモノクロで印刷する、当社の用意している誌面デザインのテンプレートを利用いただくなど、予算内にあわせるための方法を多数ご用意しております。お客さまにとってベストな方法をご提案させていただきますのでお気軽にご相談ください。

依頼してからどれくらいで出来上がりますか？

おおよそ１カ月から１カ月半ほどで出来上がります。ページ数や修正回数、学校の先生たちのチェックにどれくらい要するかによって変わりますが、原稿をいただいてから１週間から10日ほどで最初のデザインをご覧いただけます。もちろん急ぎのご依頼にも対応しておりますのでご相談ください。

原稿や写真のやり取りはどうすればいいですか？

・メールにて文章や写真を添付して送信
・USBメモリやROMにコピーいただいて手渡し又は郵送
・LINEグループを作ってそのグループ内でアップロード
・Firestrageやギガファイル便などのデータ転送サービスを利用してメール送信
・Googleドライブやドロップボックスなどのクラウドサービスを利用する
・手書きの文章や写真をご用意していただいて手渡し又は郵送又はFAX

上記の他にもさまざまな方法がございますので、ご都合にあった方法で対応いたします。お会いしての打ち合わせができる場合はその際にお引き取りすることも可能です。

原稿の揃え方についてはこちら

写真の揃え方についてはこちら

誌面に掲載したい写真を用意するときに注意することってありますか？

デジタルカメラで撮影する場合、低画質ではなく高画質での撮影をお願いしております。高画質だとデータが重くなるためあえて低画質で撮影する方もいらっしゃいますが、印刷する際に粗くなってしまうため、広報誌(小学校広報誌・中学校広報誌)作りでは高画質の写真を使用する事が基本となっております。スマホで撮影する場合は高画質のものがほとんどのため、特に気をつけることはございません。色味については綺麗に印刷できるよう当社にて調整いたします。また、事前に写真掲載NGのお子さんを確認して頂ければ、差し替えの手間などがおこらずスムーズに進められます。

写真の揃え方についてはこちら