PTA広報誌の引き継ぎってなに？どうやるの？プロが徹底解説！ PTA広報誌アドバイザー伊藤のためになるブログ

PTA広報誌の引き継ぎってなに？どうやるの？プロが徹底解説！

PTA広報誌の引き継ぎってなに？どうやるの？プロが徹底解説！

PTA広報誌の引き継ぎって何？

PTA広報誌の引き継ぎとは、PTA広報誌の担当者が退任する際に次の広報誌担当者に業務を引き継ぐことを指します。

PTA広報誌における主な引き継ぎ内容

・年間発行回数・発行月
・仕様、ページ数
・発行までの手順
・制作の日数（スケジュール）
・必要な写真やテキストのデータ
・印刷の方法（印刷会社の情報）
・デザインを外注している場合は業者の情報

少なくとも上記項目の情報共有ができると次の担当者はスムーズに制作が行えます。

「次の担当者に引き継ぎたい情報～意外と忘れがちなこと4選～」はこちら

PTA広報誌の引き継ぎは、広報誌の品質維持やスケジュール管理をするため、何より不安を生まないためにも非常に重要です。前任者からの引き継ぎが十分でない場合、不安や焦燥感などもあり、広報誌制作の遅延や品質低下などの問題が発生する可能性があります。

引き継ぎの重要性についてパッとしない方もいらっしゃると思いますので詳しくお話していきます。

PTA広報部で引き継ぎがされていないことによる問題点

引き継ぎが一切行われていないと、次の担当者はまたゼロからの広報誌制作になってしまいます。
当社へのお問い合わせの中でも多く見られる、引き継ぎができていない場合の問題点を紹介します。

データやファイル、仕様内容などが見つけられない

新しい担当者が必要な情報やデータを見つけるのに時間がかかることがあります。
担当者が必要な情報にアクセスすることができず、制作がなかなか進まない、新たにテキストデータや校章など毎回使うであろうデータを集め直すなど、進行に支障をきたす可能性があります。

制作の流れやノウハウが分からずなかなか進まない

PTA広報誌の制作工程には専門的な知識や技術が必要となる場合があります。また、外注している場合であっても業者とのやり取りの方法を知っておくと進行がスムーズにいきます。そのため、前任者からのノウハウの共有が不十分だと、次の担当者が制作を進める上で不安や焦りを感じてしまう可能性があります。

スケジュールや締切りの把握が不十分になる

広報誌制作にはスケジュールや締切りがあります。前任者が十分な情報共有をしていないと、次の担当者がスケジュールや締切りの把握ができない場合があります。およそ何日で制作ができるかなどが分からず、広報誌の制作に遅れと焦りが出始め、こだわりに割く時間も無くなり品質が低下する可能性があります。反対に、制作にあてる時間が必要以上に多くなってしまい、日常生活の忙しい中で時間を作っている方も多く、PTA広報誌を作ること自体にマイナスの感情が大きくなってしまう場合もあります。

引き継ぎはどのような方法で行えばいい？

引き継ぎが大事なのは分かったけど、今まで引き継ぎという文化がなかったから方法が分からない。という方のために引き継ぎの方法をご紹介します。

広報部全員または代表者が集まり情報の共有

弊社が制作させていただいているPTA様の中で最も多い方法です。
制作した広報誌、使用した資料やスケジュール、外注先の名刺や領収書などを次の担当者へ直接共有しながら一つずつ確認を行っていきます。

引き継ぎノートで共有

引き継ぎに必要な内容や、学校側からされた要求や修正などをノートにまとめておき、ノートを渡すかノートの保管場所を伝えて共有する方法です。
一冊のノートにまとめることで次の世代からまた次の世代へと有用な情報がどんどん増えていきます。

パソコンのフォルダ、またはUSBメモリで共有

広報部にパソコンが常備されている学校では、必要なデータや情報をフォルダまたはUSBメモリにまとめて残し共有する方法です。
そのままファイルを残すだけなので引き継ぎ自体は簡単で余計な手間もほとんどない方法です。
しかし、ちょっとしたアドバイスや領収書などの情報をファイルに入れ忘れてしまうことが多く、情報が不十分になってしまうことがあるので注意が必要です。