昨年、実際にあったリアルなお困りごと
- ギリギリで業者が見つからなかった…
- 毎年お願いしているのに今年は断られてしまった…
- 原稿をもらうのが遅れて、卒業式に渡すはずの広報誌が渡せなかった…
- ネット印刷が注文ストップになってしまった…
これらは当社に実際にあったお問合せです。
これらの原因は、年度末特有の“魔の時期”にあるのをご存知でしょうか。
PTA広報誌制作には“魔の4ヶ月”がある
12月から3月は、広報誌制作にとってとても厳しい時期です。
- 12月：師走で学校行事も多く大忙し
- 1月：受験・冬休み明けで原稿がなかなか集まらない
- 2月：制作依頼が集中し、デザイナーが手一杯
- 3月：印刷所が年度末案件でパンク（ネット印刷も注文ストップ）
この4ヶ月私たちを「魔の4ヶ月」と呼んでいます。
【実録】魔の4ヶ月に巻き込まれた例
CASE 01 印刷できなくて困った！
1月に制作をスタートし、2月末には原稿チェックも完了。
「これで卒業式に余裕で間に合う！」と思ってネット印刷に出したところ…まさかの注文ストップ。
再開の見通しも立たず、1か月以上待たされることに。
結局、印刷が仕上がったのは4月中旬。卒業生に配れたのは、卒業後に学校へ集まったタイミングでした。
つい先週まで普通に注文できていたのに、ある日突然ストップ。こればかりはコントロールできません。
「やっぱり2月中旬までに印刷を済ませるべきだった」と痛感したケースです。
CASE 02 スケジュールが進まなくて困った！
1月は冬休みや成人の日があり、実働日が少ないうえに、先生方は卒業アルバムや成績処理で大忙し。
広報誌に欠かせない「卒業生へのメッセージ」や「先生からの挨拶」はどうしても先生に依頼するしかなく、しかも原稿が揃ってからも校長先生や学年の先生方のチェックに回るため、どうしても時間がかかります。
さらに2月は日数が短く、祝日も多い。気づけば「あと20日しかない！」という状況で原稿の遅れやチェック待ちが発生すると一気にスケジュールが崩れてしまいます。
これは「先生が遅い」のではなく、この時期特有の環境要因。だからこそ余裕を持って進めないと卒業式に間に合わないリスクが一気に高まるんです。
CASE 03 業者に断られて困った！
毎年1月に依頼していた業者に、今年も同じタイミングでお願いしたところ「すみません、手がいっぱいで今年はお受けできません」と断られてしまいました。
これまで安価で対応してもらえていたため、同じ条件で引き受けてくれるところが見つからず大慌て。
結局、新しい業者探しに時間を取られ、制作スケジュール自体も遅れてしまいました。
どのケースも、悪いのは誰かひとりではなく「魔の4ヶ月という時期そのもの」。
だからこそ、早めのスタートが最大のリスク回避策になるのです。
PTA広報誌アドバイザー伊藤がオススメする３学期号のスケジュール
伊藤慎一
12月に制作をスタートして、
2月前半には印刷を完了させておくことをおすすめいたします！
なぜ早いほうがいいのか？
- デザイナーが繁忙期前で余裕を持って対応できる
- 印刷の注文ストップに巻き込まれない
- 学校チェックの時間もしっかり確保できる（先生の負担が減る）
- 2月に完成してしまえば、余裕をもって卒業式前に配布できる
早めに動くとスケジュール通りに進められます！
- いつもの業者にお願いできた！
- 学校に何度も行く必要がなくなった！
- 余裕を持って配布作業ができるようになった！
- 卒業式前に渡すことができた！
こんな学校におすすめです！
伊藤慎一
1月以降の行事を掲載しない学校は、早めの制作がおすすめです。
※どうしても1月以降の行事を掲載する場合は例外です。
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11月末までにご依頼いただいた学校限定
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