社内報の制作を外注先へ委託する場合、原稿や写真などのデータを入稿する必要があります。
その際にどのような方法があるか紹介いたします。
外注している制作会社によって方法はまちまちですのでこれから制作会社を選ぶ際の参考にしてみてください。
社内報の入稿
メールに添付して送る
通信環境は以前より大容量に対応するようになりましたが、誌面に掲載する写真点数が多い場合は何通かに分けて送る必要があります。
ファイルアップロードサービスを利用する
社内報に掲載するデータ（写真やテキスト、資料など）をファイルアップロードサービスサイトへ一旦まとめてアップロードし、制作会社にはそのサイトからダウンロードしてもらう方法です。
よく使われるファイルアップロードサービス
ギガファイル便
ギガファイル便は最大300GBの大容量ファイルを手軽に送ることができるファイルアップロードサービスです。
会員登録不要で誰でも利用でき、ダウンロードパスワードや削除キーを設定することも可能なのでセキュリティ対策も十分です。
ファイアストレージ
登録不要で容量・ファイル数が無制限（アップロード容量は1ファイル2GBまで、保存期間は最長７日）で送ることができるファイルアップロードサービスです。
無料の会員登録をすることで、利用できる機能が増えます。
例えば、転送・操作ミスへの対応が可能になるほか、最長7日だったストレージ保存期間は30日ごとのログインリセットされるようになるため事実上無期限となります。
データ便
会員登録不要でも2GB、無料のフリープランで5GB、高速ビジネスプランはファイル容量無制限で100GBを超えるデータでも簡単に送信できる国産のファイルアップロードサービスです。
本人確認機能を備えたセキュリティ充実の「セキュリティ便」も利用できます。
どれも無料で使用できますがアップロードできる容量・ダウンロードできる期間などがそれぞれ違いますのでご都合にあったものをお選びください。
また会社によってはセキュリティの問題でこのようなサービスの利用を制限されていることもありますので事前に確認のうえご利用ください。
メールで何通かに分けて送るのに手間が掛かってしまうという場合はこちらの方法がおすすめです。
クラウドサービスを利用する
社内報に掲載するデータ（写真やテキスト、資料など）をクラウドサービスへアップロードし、そのデータを制作会社と共有してやり取りする方法となります。
継続的にデータを保管できるためファイルアップロードサービスを利用した際のダウンロードし忘れなどを防ぐことができます。
主なクラウドサービス
比較表
| プラン（データ容量） | 保存期間 | セキュリティ | アプリ提供 | |
|---|---|---|---|---|
| Googleドライブ | 15GB：無料 100GB：月額240円 2TB：月額1,300円 | 2年放置すると削除対象になる | パスワード 暗号化（AES-256） 2段階認証など | Google Play・App Store ※ブラウザで利用可能 |
| Dropbox | 2GB：無料 2TB：月額1,500円 3TB：月額2,400円 9TB（3人以上）： 1ユーザーあたり 月額1,800円 15TB（3人以上）： 1ユーザーあたり 月額2,880円 | 12か月連続して利用実績がないとアカウントが一時停止または削除対象になる | パスワード 暗号化（AES-256） 2段階認証など | Google Play・App Store ※ブラウザで利用可能 |
| iCloud | 5GB：無料 50GB：月額130円 200GB：月額400円 2TB：月額1,300円 | 最後のバックアップ日から180日経過で削除対象に（iPhone・iPadの一時的なバックアップの復元期限は21日間） | パスワード エンドツーエンドの暗号化 2段階認証など | Apple端末の場合：設定からiCloudを利用するアプリを選択 Apple以外の端末の場合：Apple IDを取得の上、ブラウザ上からアクセス |
Googleドライブ
Googleドライブは無料プランで利用できるデータ量が15GBと充実しています。
ブラウザはもちろん専用アプリからも手軽にアクセスできるのでPC・スマホと連携して利用するのに適しています。
また、WordやExcelと同等の機能を持つ「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などのファイルもGoogleドライブへ格納できるためビジネスシーンでの使用に適しています。なお、Googleドライブは上記のファイルだけでなく、GoogleフォトやGmailの保存スペースとしても使用されるため、画像や動画、その他の添付ファイルをやり取りする場面が多い場合には上限に達してしまう可能性もあります。
上限に迫ると容量の警告が頻繁に通知されるので少し煩わしいかもしれません。
データ整理しながら無料枠で使い続けるかひとつ上のプランで使用がおすすめです。
DropBox
クラウドストレージの老舗サービスであるDropboxは7億人以上のユーザーが利用しています。
無料プランのデータ容量は2GBと少なめですが、セキュリティ機能と最大15TBまで拡張できるプランがあります。
作業効率を高める関連ソフトも充実しています。
iCloud
普段からapple製品を利用している方にはiCloudが扱いやすいでしょう。
PCならMac OS・Windows OSともに利用可能です。
ただしモバイル環境で利用する際、Android OSを搭載したスマートフォンやタブレットでは動作しないため注意が必要です。
弊社の場合、Googleドライブを利用することが多いです。
もともと利用しているお客様も多いですし、外出先でもスマホ・タブレットからストレスなくアクセスできるところ、メールアドレスで共有しなくてもリンクURLを知らせるだけで閲覧できるところなどが使い勝手が良いです。
制作会社によって対応が違いますので皆様自身がやりやすく、会社のルールにも則った方法で対応してもらえる制作会社を選ぶといいですね。
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