【先生紹介号を発行するまでの一般的な流れ】
初めての広報紙担当で不安をお持ちの方も多いと思います。
「何から手をつけていいのかわからず不安です」という相談が最も多いこの時期、少しでもその不安の解消に役立てていただければと思います。今回はこの時期のPTA広報誌の定番「先生紹介」を発行するまでの流れについてお話しします。
スタートから配布まで、1ヶ月半ほどの期間を見ておくのがベストです。
ページ数、発行部数の検討
・昨年の先生紹介号と同じページ数でよいか？・掲載する人数に変動はないか？をもとに必要なページ数を確認
・昨年の印刷物が余り過ぎていないか？などを確認し部数を決定
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スケジュールを組み立てる
・毎年の発行日を参考にいつスタートすれば間に合うかを逆算して組み立てる
・広報部でいつ集まるか？・何回集まれるか？ ・先生がたの都合を確認し、いつ写真撮影するか？・いつまでに原稿を用意するか？
・印刷を依頼してから納品まで何日掛かるか？も先に調べておくとよいです
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掲載する内容を決める
・先生の写真・お名前・担当クラス・顧問をしている部活・先生の人柄が伝わるようなQ&A↓
掲載する内容にもとづき、広報部の中で誰が何を担当するか役割を決めます
・先生を撮影する係
・先生方のお名前、担当クラスなどの情報を集める係
・先生へのQ&Aをお願いする、回収する係
・撮影した写真やお名前などの原稿を整理する係
・原稿をもとに実際に紙面を作る係・出来上がった紙面をチェックする係
・先生へのチェックをお願いし、回収する係
・完成後の配布係
などがあります。
もちろん広報部の人数によって、もっと細かくすることもできますし、
人手が足りない場合は複数の係を掛け持ちする場合もあります
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実際の素材集め
・スケジュールにあわせて各係が、先生へ撮影や情報の収集を行います
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レイアウト案を作る
・過去の先生紹介号をアレンジする、がらっとデザインを変える、など意見を出し合ってレイアウト案を検討します
部員のみなさんで考えるもよし、デザインが得意な部員さんにお願いするもよしですね
手書きでもいいのでレイアウト案を用意します
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実際にレイアウトを製作する
レイアウト案をもとに紙面を製作します
パソコンでの紙面製作経験者の方が担当になることが多いです
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できあがったものを自分たちでチェック
できあがった紙面を自分たち広報部でチェックします
その時点で見つかった誤字脱字などを修正します
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先生方へのチェックを依頼
修正した紙面を先生方に回覧し、チェックしてもらいます
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先生方からのチェックを修正する
先生方から戻ってきたものを修正します
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最終チェック
紙面に誤りがないか、広報部全員で最終チェックを行ない完成です！
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印刷を依頼
印刷するところへデータを渡します
・ネット印刷
・おつきあいのある印刷会社
・学校内のプリンタ
など依頼先によってデータ形式が違う場合がありますので、どのようなデータ形式がいいのか事前に確認しておくとよいでしょう
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配布
無事終了です！
上記は全ての工程を広報部で行った場合の一例となります。
なかなか大変ですね。
広報部の皆さんの使っていただけるチェックシートを用意しました。
お打ち合わせの際、ひとつひとつ確認しながらお使いください。
