暑さだけはまだまだ夏休みみたいですが2学期もスタートし、そろそろ9月も終わりですね。
弊社におきましては1学期に80件あまりのご依頼を全国の小・中・高校のPTA様からいただき、広報誌作りをさせていただきました。
お声掛けいただいたPTAの皆様、誠にありがとうございました！
ご依頼いただいた80件ほどの内の95%が先生紹介・教職員紹介をメインとした誌面でした。
そこで先生紹介・教職員紹介を作る際、また写真や原稿を集める際に注意しておくべきことを紹介いたします。
デザインやレイアウトというより写真や原稿集め、チェックポイントに関する基本の部分をお伝えします。
少し時期外れではありますが夏休み明けに発行する学校もあるかと思いますので参考にしていただければ幸いです。
先生紹介製作で気をつけるべき5つのポイント
①先生・職員のお名前に間違いはないか
漢字は正しい字が使われていますか？
高橋・髙橋 渡辺・渡邉 斉藤・齊藤 など本来の漢字表記になっているか確認が必要です。
よみがなは正しいですか？
小学校の広報誌だと先生方の氏名によみがなを付ける場合が多いです。
広報部の方が憶測で入力して間違っていたということがよくあります。
必ずご本人に確認してから記載するようにしましょう。
②写真と名前は一致しているか
掲載する先生・職員の皆様のお名前と写真は一致していますか？
製作を担当する広報部の方も「この顔はこの先生」などわかって作業をしているわけではありません。
職員名簿などを頼りにレイアウトを行っていくことになります。
顔写真と職員名簿を紐づけした指示書や資料を用意して進めましょう。
作業が済んだら必ず複数の目での確認も怠らないようにしましょう。
③同じ人の写真がダブっていないか？
顔写真を並べる作業をする際に誤って同じ人の写真を選んで配置してしまうこともあります。
最後まで気付かず印刷してしまうと大変です。
作業を担当していない第三者の目で確実にチェックしましょう。
④先生・職員の皆様を誌面に掲載する際の順番は学校の希望どおりに並んでいるか
一度レイアウトが完成してからパソコン上で配置しなおすのはとても時間が掛かります。
パソコンで作業を開始する前に配置順を学校へ確認しておくとやり直しが無く安心です。
担当の先生にしっかり確認してもらいましょう。
後出しじゃんけんで修正を希望されることが多いので学校には厳重に依頼しましょう。
⑤抜けている人はいないか、全員載っているか
こちらも④と同じく後からの人数変更はかなり苦労します。
最初に誌面スペースを人数分で均等に割るなど計算してレイアウトを作るのですが、完成してから、または製作途中で1人、2人増えるとなると、また一からやり直しになります。
やり直しに時間を掛けるくらいなら、最初に人数の情報を正確にしておき、そこから作り始めたほうが効率的です。
製作開始前に人数はこれで変更がないか、念には念を押して学校へ確認しておきましょう。
まとめ
さて①〜⑤のチェックポイント、いかがだったでしょうか。
当たり前のところですがだからこそ重要なポイントとなります。
先生や職員のお顔・お名前を知ってもらうために発行を急ぐところが多いかと思います。
できれば5月、6月に発行、遅くとも1学期終業式前までに配布したい。
しかしながら顔写真の撮影ができない、アンケートが回収できないなどでどうしても2学期にずれ込む場合もあります。
急がば回れです。
慌てて進めて今回紹介した注意点をないがしろにしてしまうと印刷のやり直しやシールを貼って訂正するなど結果として大変になることもあります。
確認の時間も必ず設けて間違いのない先生紹介号を発行しましょう。
PTA広報部の皆様が自分たちで作って発行する場合、外注に依頼している場合も含め、注意点をしっかり踏まえて進めましょう。
