社内報制作が初めての方
目次
まずは社内報の役割を知ろう
社内報とは？
「経営ビジョン、経営方針、経営課題を伝える」「各部門からの連絡、報告」「社風や企業文化を伝える」「技術や知識を伝える」「社員のモチベーションアップを図る」など、企業が社員に向けて発行するもので、社内の社員相互の意思疎通を図る目的や社内の情報・考え方を共有する目的があります。最近では企業ブランディングの一環として社内広報ツールが使われる場合も多くなってきました。またグローバルな企業や業界ではグローバル社内報を発行し、単に翻訳するのではなく現地情報を追加して発行しているケースもあります。
広報誌との違い
広報誌とは、自社の活動や社会貢献につながる行為などを広く伝え知ってもらうために発行される小冊子のことです。内容が決まっているわけではないため、読者対象を誰に設定しているかによってコンテンツが変わってきます。社内報と比べて情報量が多く、よりコアな情報を求めている方やブランディングを目的として発行されることが多いのも特徴です。「会報誌」や「ZINE」と混同されがちですが、それぞれターゲットが異なるためコンテンツの要素も変わってきます。
なぜ社内報を発行するのか？
一言でいえば「会社の事を社員全員で知るため」に尽きます。理由は会社によって少しずつ異なりますが、共通して言えるのは【社内で起こっている事・決まっている事を知らない、という人を作らない】ということです。従業員が多かったり、人員不足で一人が多くの業務を掛け持ちしている場合、他の部署や社員、あるいは会社全体が何をしているのか見えにくくなります。自分の会社が何をしているのかわからないままだと、仕事への取り組み方も消極的になり、企業の発展や維持が難しくなってしまいます。初めて担当になった方は、まずこの「なぜ発行するのか」を社内ではっきりさせておくと、その後の紙面づくりの軸がぶれにくくなります。
紙社内報とWEB社内報、どちらがいいの？
紙社内報のメリット・デメリット
良い点
・PC、スマホがなくても見られる
・社員の家族や取引先、採用予定の学生など社外の人にも見せやすい
・季刊程度の更新頻度であっても閲覧率が下がりにくい
問題点
・外出が多い社員にはなかなか見てもらえない
・外注するとページごとにデザイン費がかかる
・自作するとDTP(パソコンでのデータ作成・印刷物制作)の知識が必要になる
WEB社内報のメリット・デメリット
良い点
・更新頻度を上げてすぐに配信できる
・動画で代表メッセージやインタビューを配信できる
・写真や原稿に間違いがあっても後から修正できる
問題点
・専用サイトへのログインの手間がかかる
・月1〜2回程度の更新では閲覧率が下がりやすく、記事作成や企画に専属スタッフが必要になりがち
・ワードプレス等のブログ形式ではhtml、css、php等のWEB知識が必要になる
WEBから紙に戻したA社の事例
以前紙の社内報を発行していたA社は、発送や部数にかかる費用を抑えるためWEB社内報に切り替えました。しかしニュース更新は2週間に1回、コンテンツ更新は3ヶ月に1回程度と更新頻度が少なく、ログイン率は半分以下に。「若い社員が多くスマホで見てもSNSのようで新鮮味がない」「更新をメールしても埋もれてしまう」といった声もあり、最終的に紙社内報をPDFで納品するという形に戻りました。PDF納品ならデータとしてPCで閲覧でき、必要な分だけ印刷することも可能なため、以前課題だった発送・部数の費用もそれほど気にする必要がなくなります。当社では電子ブックでの配信もご用意しており、予算が少ない方やリモートワークが増えている企業様にご好評いただいています。
誰に見てもらうのか、どのくらいの頻度で発信するか、どんな内容を載せるか。この3点によって紙とWEB、どちらを選ぶべきかが変わってきます。
初めての方こそ、外注という選択肢を
とはいえ「うちの場合はどちらが向いているのか」「そもそも今のやり方で合っているのか」を初めて担当になった方が一人で判断し、実際に手を動かして作り続けるのは簡単なことではありません。限られた時間と人手の中で、無理なく続けられる社内報をどう形にするか。ここからは、その悩みに寄り添い続けてきたゴルゴオフィスの取り組みをご紹介します。
1人だから作業を分担できない、文章を書くのが苦手でコラムが負担になる、デザインやレイアウトが素人っぽくなってしまう、印刷や配布の手配が地味に大変。そんなときこそ「一部だけ外注」という選択肢が効いてきます。当社は単なる制作会社ではなく、広報担当者の味方として“無理なく続けられる社内報”を一緒につくっていくスタンスを大事にしています。印刷は自社でやるからデザインだけお願いしたい、発送までお願いしたい、デザインについて相談できる人がほしい――そんな柔軟なサポート体制をご提案しています。
当社「PTA広報誌制作相談ドットコム」を通じて、全国のPTA広報部の活動もサポートしてきました。学校行事の合間をぬって作るPTA広報誌は時間も人手も限られており、まさに“無理なく続ける”が命。企画・原稿・デザイン・印刷までを“ちょうどよく”支える工夫を、現場の声とともに積み重ねてきた経験が、企業の社内報制作にもしっかり活かされています。
「うちの場合はどう進めたらいいのか？」「今ある社内報、見てもらえますか？」「そもそも何から始めればいいのか分からない…」どんな段階でも構いません。お見積りは依頼前なら何度でも無料、外注に出す予定が無くてもご相談だけでも大歓迎です。まずはお気軽にお話を聞かせてください。
