原稿の揃え方
PTA広報誌で原稿を揃えるのは重要なお仕事の一つです。
今日は原稿を揃えるポイントをご紹介します！
原稿依頼の前に声掛けをしましょう
先生や保護者(PTA会長など)に書いてもらうことは可能か前もってお伺いをたてましょう。
学校の先生に原稿をお願いする場合はPTA担当の先生が窓口になってくれる場合が多いのであらかじめ内容を伝えるようにしましょう。執筆内容のテーマはこの時までには決めておきます。
執筆内容のテーマは「〇〇について」など、ざっくりとした原稿依頼は避けましょう
例えばPTA会長さんに「PTA活動について」の原稿を依頼してしまうと、PTA広報部としては『PTA活動の年間報告』を書いてほしかったのに「PTAがどうあるべきか」「PTA活動の感想」という原稿が届いてしまうことがあります。そのためテーマは必ず具体的に記載しましょう。
原稿依頼をする
書いてもらう人が決まったら、原稿依頼の文書を作成をします。提出方法は手書き原稿なのかテキストファイルなのかで提出方法は異なります。
手書き原稿の場合、「PTA担当〇〇先生までご提出ください。」
テキストファイルの場合、「メールに添付して○○○○○@kouhousi.comまでお送りください。」
締切日は余裕を持って設定しましょう。締切日を過ぎ催促することになっても入稿に間に合うような締切日設定すると良いでしょう。気持ちよく原稿を書いてもらうために「締切 〇月〇日」ではなく「お忙しい中大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご提出くださいますようお願い致します。」と丁寧な依頼文を意識しましょう。
「編集の都合上、若干変更させていただく場合があります。ご了承ください。」と一言あると良いですね。
文字数は必ず指定しましょう。デザインレイアウトが決まっている場合は、「〇文字×〇行(○○文字)以内」と記載します。このとき、○○字以内など細かな指示もしましょう。(レイアウトが決まっていない場合、○○字以内だけでOK)
手書き原稿をそのままスキャンして使う場合は、必ず枠内におさめる、色鉛筆は使わないなど、注意事項を原稿に書くと良いでしょう。こんな風に書いて欲しいという見本を添付するとイメージが伝わりやすくなります。
先生や保護者の方々はお忙しい中合間を縫って原稿やコメント、アンケートにご協力くださいます。
気持ちよく原稿を書いていただくため、またPTA広報の皆さんも気持ちよくPTA広報誌(PTAだより・PTA通信)制作が行えるように丁寧な文書作成を心がけましょう！
