先生紹介号を発行するまでの流れ〜全ての工程を広報部で行った場合〜
「何から手をつけていいのかわからず不安」
という相談が最も多いこの時期、少しでもその不安の解消に役立てていただければと思います。
今回はこの時期のPTA広報誌の定番「先生紹介」を発行するまでの流れについてお話ししたいと思います。
【全ての工程を広報部で行った場合の一例】
スタートから配布まで、1ヶ月半ほどの期間を見ておくのがベストです。
ページ数、発行部数の検討
・昨年の先生紹介号と同じページ数でよいか？
・掲載する人数に変動はないか？をもとに必要なページ数を確認
・昨年の印刷物が余り過ぎていないか？などを確認し部数を決定
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スケジュールを組み立てる
・毎年の発行日を参考にいつスタートすれば間に合うかを逆算して組み立てる
・広報部でいつ集まるか？
・何回集まれるか？
・先生がたの都合を確認し、いつ写真撮影するか？
・いつまでに原稿を用意するか？
・印刷を依頼してから納品まで何日掛かるか？
も先に調べておくとよいです。
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掲載する内容を決める
・先生の写真
・お名前
・担当クラス
・顧問をしている部活
・先生の人柄が伝わるようなQ&A
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掲載する内容にもとづき、広報部の中で誰が何を担当するか役割を決めます
・先生を撮影する係
・先生方のお名前、担当クラスなどの情報を集める係
・先生へのQ&Aをお願いする、回収する係
・撮影した写真やお名前などの原稿を整理する係
・原稿をもとに実際に紙面を作る係・出来上がった紙面をチェックする係
・先生へのチェックをお願いし、回収する係
・完成後の配布係
などがあります。
もちろん広報部の人数によって、もっと細かくすることもできますし、
人手が足りない場合は複数の係を掛け持ちする場合もあります。
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実際の素材集め
・スケジュールにあわせて各係が、先生へ撮影や情報の収集を行います。
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レイアウト案を作る
過去の先生紹介号をアレンジする、がらっとデザインを変える、など意見を出し合ってレイアウト案を検討します。
部員のみなさんで考えるもよし、デザインが得意な部員さんにお願いするもよしですね。
手書きでもいいのでレイアウト案を用意します。
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実際にレイアウトを製作する
レイアウト案をもとに紙面を製作します。
パソコンでの紙面製作経験者の方が担当になることが多いです。
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できあがったものを自分たちでチェック
できあがった紙面を広報部でチェックします。
その時点で見つかった誤字脱字などを修正します。
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先生方へのチェックを依頼
修正した紙面を先生方に回覧し、チェックしてもらいます。
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先生方からのチェックを修正する
先生方から戻ってきたものを修正します。
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最終チェック
紙面に誤りがないか、広報部全員で最終チェックを行ない完成です！
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印刷を依頼
印刷するところへデータを渡します。
・ネット印刷
・おつきあいのある印刷会社
・学校内のプリンタ
など依頼先によってデータ形式が違う場合がありますので、
どのようなデータ形式がいいのか事前に確認しておくとよいでしょう。
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配布
無事終了です！
上記は全ての工程を広報部で行った場合の一例となります。
なかなか大変ですね。
長くなってしまったので次回は当社がお手伝いした場合の流れをご紹介させていただきます。
広報部の皆さんの使っていただけるチェックシートを用意しました。
お打ち合わせの際、ひとつひとつ確認しながらお使いください。
