この記事では、社内報を外注（業者に依頼）で制作する際の、「お問合せ」から「納品」までの工程をひとつずつ、皆様のやること、コツやアドバイス、業者の本音、を交えながら紹介します。
・社内報を初めて制作する
・初めて社内報を外注業者に依頼する
・外注しようか悩んでいる
・外注を依頼した後の流れが分からない
・大まかな流れは分かるが具体的に何をしたらいいか分からない
・外注に少しでも不安がある
社内報制作では沢山の不安は付き物です。
この記事が少しでも不安をお持ちの皆様のお役に立てれば、とても嬉しいです。
大まかな流れと日数
日数や大まかな流れは下の図のとおりですが、不安のないよう制作外注の流れの中でお客様がやること、やっておくと良いことを細かく紹介していきます。
分からない箇所やご不明な点がありましたら担当の伊藤までお気軽にご連絡ください。
☎TEL 03-5961-4565 ／ ✉mail shanaiho@kouhousi.com
お問い合わせ＜無料＞
ご相談やお見積りの依頼をメール又はお電話にてお問い合わせをする。
・初めて社内報を作るけど何から始めたらいいのかわからない！
・社内報をリニューアルしたい！
・この予算内で委託できますか？
お見積もりの依頼はもちろんですが、上記のようなご相談やお悩みを抱えている場合も、まず気軽にお問い合わせをするのがおすすめです。
弊社ではこのようなご相談も多く頂きます。少しでもお役に立てるよう気持ちの良い対応を心がけております。
お悩みやご要望を担当者に伝えることでお悩みの解決方法、最適なプラン、費用に合ったプランを提案させて頂きます。（社内報製作・相談ドットコム）
例えば
・何から始めていいかわからなくてお困りの場合
一般的な社内報作りの流れをご説明します。当社事例をもとにzoomなどオンラインを活用し、皆様が何を用意すればいいか、企画から編集・デザイン・印刷納品までの日程感などを含めお伝えします。
・企画でお困りの場合
当社の経験や他社の企画事例などを紹介し、ご要望にあった企画を一緒に考えます。
・ご予算でお困りの場合
概算でも構いませんのでご予算をお知らせいただき、その中で何ページの社内報なら実現できるのか、デザインから印刷まで可能なのか、編集・撮影も行えるのか、などご提案します。
・誌面リニューアルのでお困りの場合
現在発行している誌面を拝見し、どのあたりをリニューアルしたいのか具体的にお聞きします。WEBに掲載していない当社デザイン事例をもとにリニューアルの方向性を具体的にしていきます
お問い合わせ前に決めておくと良いこと
・仕様
ページ数やサイズなど、予算を考えながら決めます。前年の仕様を引き継ぐのが一般的です。
受注の多い仕様の例
A4 4ページ（A3の二つ折り）
A4 6ページ（A4を横に三つ繋いだ巻き三つ折り）
A4 8ページ（真ん中をホッチキスで留めた冊子スタイル）
「仕様が決まっていなくてもご安心ください。 当社では予算の範囲内で制作出来るようなページ数やサイズをご提案します。」
・企画テーマ
例えば社員紹介などがあげられます。挨拶文や編集後記などもあると良いですね。
どんなネタを載せればいいか決められない、挨拶文や編集後記に何を書けばいいのかわからないなどの場合は、弊社が過去に制作してきた経験と知識をもって一緒にお考えします。お気軽にご相談ください。（社内報製作・相談ドットコム）
また、企画やネタでお困りの方はこちらの記事をどうぞ！
お問い合わせマニュアル
「弊社ではお問い合わせで何を聞かれるか分からなくて不安な方や、出来るだけスムーズに進行したい方のため「お問合せマニュアル」をご用意してあります。」
ぜひお気軽にご相談・お問い合わせください！
お問い合わせの段階で多くの情報を伝えるとお得に？
お悩みから仕様、企画テーマまでしっかりと伝えることで、必要の無い制作工程をカットしたり、お客様自身で簡単な工程をこなすことで費用を削減できたりなど、本来の値段よりお得になることが多いです。
また、あらかじめ多くの情報を伝えることで、見積りから制作まで非常にスムーズに進行することができ、お急ぎの方も焦ることなく制作の準備ができます。
以上のことから問い合わせの段階で多くの情報を伝えることがプラスになることは覚えておくと良いかもしれませんね！
見積り＜無料＞
お問い合わせで伝えた情報を元に作成された見積りとともに、スケジュールや料金等の説明が担当者からあります。また、ここで担当者から質問があることも多いです。
常にお客様に寄り添い、より良い社内報を製作しようと思っています。質問はそのために必要なことが多いです。お答え頂くと、もしかしたら少しお得になるプランのご提案をさせていただくかもしれません！（社内報製作・相談ドットコム）
見積りがきたら
疑問点や納得できない箇所、もう少し費用を抑える方法はないか、など不安なところはこのタイミングで話し、回答をもらったり再度プラン内容を提案してもらいましょう。
制作をするにあたっての優先順位を相談し、費用を落とす方法や、要望に沿った提案や見積もりをさせていただきます。そして、この段階で社内報作成のビジョンがはっきりと見えてくる方がほとんどです。（社内報製作・相談ドットコム）
実は費用を抑えられる？
見積り後に料金が高いと感じた方もいらっしゃると思います。
諦めるのはまだ早いです！安くできる可能性のあるポイントが実はあります。
そのために必要なのが「4つの見直し」と「分担」です。
お客様に寄り添い柔軟な対応ができる業者ならではです。
この記事を読んでおくと役に立つかもしれません！
発注
お見積りやスケジュール内容にご納得いただけましたら正式にご契約となります。
スケジュールに沿って制作を進めて行くために、納期までの予定を担当者からより詳しい説明と確認があります。
相談、見積、どちらも何度でも無料ですので気兼ねなくご連絡ください。お客様にしっかりとご納得いただいた上での発注となります。（社内報製作・相談ドットコム）
打ち合わせ
スケジュールの確認後いよいよ社内報の中身の打ち合わせとなります。
社内報を通じて伝えたいこと、載せる記事やデザイン等をより細かく決めていきます。お問い合わせ時のお悩みや要望を踏まえて打ち合わせをしていきます。
PTA広報誌の担当もしており、お客様にも話しやすいと好評な圧がなく相談しやすい担当との打ち合わせになります。（社内報製作・相談ドットコム）
打ち合わせの方法
『直接対面での打ち合わせ』
担当がお客様の元へ直接お伺いしての打ち合わせです。
・その場で気づいた疑問を聞きやすく、その場で解決できる
・どのような業者でどのような方が担当なのか分かり安心できる
・実際に印刷された現物を手にとり見ることが出来るため仕上がりのイメージがしやすい
『ZOOMでの打ち合わせ』
Zoomとは、パソコンやスマートフォンを使って、セミナーやミーティングをオンラインで開催するために開発されたアプリです。
・顔を合わせての打ち合わせが可能
・日程の調整が比較的しやすい
・画面共有で資料等も見ることが出来る
『電話での打ち合わせ』
電話をおつなぎしての打ち合わせです。
・顔を合わせたり顔を見せることが苦手でも安心
担当が直接お伺いしてお顔を合わせての打ち合わせ、ZOOMでの打ち合わせなど、過去の制作やサンプル資料をリアルタイムで共有し、それを見ながら出来る打合せを推奨しております。忙しいので直接もZOOMも出来ないという方もいらっしゃると思います。もちろんお電話での打ち合わせも歓迎しておりますが、経験上、直接あるいはZOOMでの打ち合わせの方が、短い時間で圧倒的に濃密な打ち合わせが可能です。（社内報製作・相談ドットコム）
打ち合わせの内容
ページ数に合わせてどのページに写真・画像や文章・ネタを載せるか、全体の雰囲気を決めるデザイン、細かいデザインを決めていきます。
撮影や取材の依頼をしている場合はここで日時を確定します。
どんな写真を載せたら良いか、どの順番で文章を載せていけば良いのか、など担当者からの提案も聞き、最適な案を納得いくまで話し合いましょう。
〇〇を用意しておけば思い通りに伝わること間違いなし
「過去の社内報や参考にしたいデザインの記事」などを用意しておくとイメージを共有しやすいです。定性的で言葉だけでは伝わりづらいデザインのイメージなどは参考資料があることによって思い通りに伝わり、イメージの擦り合わせが圧倒的にスムーズで誤差なく行うことができます。
原稿、写真を集める
原稿・・・社内報に掲載するための下書き段階の文章。（広義では写真も原稿となる）
企画テーマにあわせたメッセージやアンケートを社員から集めます。それと並行して写真撮影も一緒に行うとスムーズです。
写真はスマートフォンでの撮影でも問題ありません。文章は打ち合わせ時にご確認いただいた文字数にあわせて準備をするだけで大丈夫です。（社内報製作・相談ドットコム）
社内報で使用する写真はiPhoneでの撮影OK？
最近のiPhoneのカメラ性能なら社員紹介や部署（営業所）紹介などで使用する写真も問題なく撮影できます！
iPhoneで撮影する場合の設定・撮影のポイントはこちらの記事でご紹介致します。
原稿、写真のまとめ方
アンケートやメッセージを回収してパソコン上でワード・エクセル・パワーポイントなどでテキストにしてまとめたり、スキャンをしてパソコンに取り込んだりします。
パソコンが苦手な方はアンケート用紙をそのまま当社に郵送・手渡ししていただければ、こちらでテキストにしますのでご安心ください。（社内報製作・相談ドットコム）
原稿集めがスムーズにできる！効率UPポイント！
社内報で原稿を揃えるのは重要なお仕事の一つです。忙しい社員の方々からコメントやアンケートの回答を頂く場合、また、新入社員や表彰記事、部署紹介で写真を使用したい場合の原稿を揃えるポイントをご紹介します！（社内報製作・相談ドットコム）
原稿入稿
入稿・・・用意した原稿を制作会社や印刷会社に渡すこと。
打ち合わせにて決定した企画内容のデザインに必要な写真や文章を、スケジュールに合わせて入稿しましょう。
入稿の方法
入稿方法、使用するツールは打ち合わせ時にしっかりと共有し、使い方までばっちりになりますのでご安心ください。
Googleドライブhttps://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Googleドライブとは、Googleによる無料オンラインストレージです。文書ファイルはもちろん、写真、音楽、動画など、様々なデータをインターネット上の「Google ドライブ」と呼ばれるクラウドに保存することができるサービスです。共有機能を使用することで複数人で共有することができるサービスです。
ギガファイル便 https://gigafile.nu/
1ファイル200GBまでのデータを容量無制限で転送できるもので、アップロードしたデータは最大60日間保存可能です。PCやスマホでも利用可能で、登録不要。
アップロードした際に発行されたURLを送るだけで共有ができます。
Dropbox https://www.dropbox.com/ja/
ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージです。
一般的なクラウドストレージと同様に、インターネット上にすべてのデータを保存するので、万が一PCやUSBが故障・紛失してもデータを失うことはありません。容量ストレージは最大2GB。
記者・カメラマン
撮影やインタビューもご依頼の場合は対象者は何人なのか、インタビューの目的と何の話しをしたいのかをはっきりしておく、撮影はどこで行うのか（社内のどこ、社外の○○の場所など）を伝えて共有しておく。
お伝えいただいた事項をもとに必要な時間と費用をお伝えします。（社内報製作・相談ドットコム）
制作開始
全体や各ページの印象、会社のイメージ、目的など打ち合わせした内容をもとに、どんな魅せ方が最もふさわしいかを担当者がデザイナーと一緒にしっかり考え、お客様の想いをカタチにしていきます。担当者とデザイナーが密に会話出来る環境になっていますので常に制作の様子を確認することができ、細かい修正などもその都度スピーディーに対応することが可能です。（社内報製作・相談ドットコム）
よく起こる…制作開始が遅れてしまう事例
制作を始めるにあたってお客様から入稿されたデータを確認していると、「ここの写真が来ていない」、「アンケートに抜けがある」といったことがよく起こります。
最初の入稿で指定のものが全て揃うのが一番ですが、諸事情でどうしても間に合わなかった等があった際には、担当者にその旨をしっかりと伝えましょう。
データの確認時に見落としがあったのではないかとデザイナーが再度確認作業をしたりなど、作業時間に遅れが出る原因の一つになってしまいます。（社内報製作・相談ドットコム）
初校提出・再校提出
校正・・・誌面に誤りが無いか確認をすること。（デザインの変更や調整含む）
デザイン案が担当者から提出されます。デザイン案を見て要望やイメージのズレ等など納得いかない部分がありましたら、しっかりと伝えましょう。
必要に応じてその都度修正を行っていきます。お客様の想いを一番に考えご納得いただけるまで何度でも修正を行います。お客様と確認しながら進めていく大切な作業です。
最終提出・校了
校了・・・校正が全て完了し、修正の一切が終わった状態。
お客様にご納得いただけた状態で最終確認へと移ります。もう一度しっかりと中身をチェックし、問題がない事をご確認しましょう。問題がなければ校了となります。
この段階で大きな変更やデザイン的な変更はできませんのでご了承ください。お客様のチェックが終わると印刷やデータ納品の準備を進めてまいります。（社内報製作・相談ドットコム）
印刷・納品・データ納品
校了したものを印刷していきます。当社では10部〜印刷可能ですので、少ない部数はもちろん、納期が短い案件も対応可能になっております。また、コスト面を抑えたい場合はデータ納品にも対応しておりますので、お客様自身でネット印刷等で印刷していただくことも可能です。お客様のご要望に応じて私たちは柔軟に対応してまいりますのでお気軽にお申し付けください。
ネット印刷・・・インターネットを通じて印刷物の仕様を発注し、指定のお届け先に納品するサービス。
社内報製作・相談ドットコムが選ばれる3つのポイント
PTA広報誌、社内報、広報誌、会報誌など年間500件のお客様の魅力を20年間カタチにしてきました。
洗練されたプロの技術と経験があるからこそ、お客様の要望をよく聞き、より良くなるよう提案もさせていただき、柔軟な対応で社内報制作のお手伝いをさせて頂きます。
「おしゃれで心をくすぐる社内報」を一緒に制作しましょう。
年間500件の社内報、広報誌制作するプロが予算と内容に合わせてご提案
おしゃれな社内報を作ってみたいけど外部に発注する予算なんてないし…
当社では予算と詰め込みたい内容をお問い合わせの際にご相談いただければ、最適なページ数、紙のサイズ、発行部数、制作方法をご提案させていただきます。
当社は社内報の誌面を通してお客様のその先のお客様に魅力を伝えることができて初めて役に立つのだと考えて取り組んできました。社内報を読んでもらうにはどうしたらいいか？読者の皆様にお客様の魅力を伝えるにはどうしたらいいか？そんなことを考えながら20年ほど社内報制作を続けています。
社内報のことならなんでもご相談ください！
デザインができなくても手書きのレイアウト図を描いていただければOK！
デザイン制作やデータでの作り方がわからなくてもOKです！
紙に手書きで「代表インタビュー」がここで〜「社員紹介」がここで〜
とタイトルと場所等を描いていただければ、当社のデザイナーが皆様の思いをカタチにいたします。
皆様には写真と原稿をお送りいただくだけOK！
皆様には使用する写真、インタビューやアンケートで使用した原稿等をお送りいただくだけでおしゃれな社内報のデザインが完成いたします。
当社では無料でご相談、お見積りを受け付けています。また、現在の社内報を見せていただければご相談も円滑により的確なアドバイスをさせていただきます。お気軽にご連絡、お問い合わせください。
